Phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng Khi Dwight Eisenhower trở thành Tổng thống, ông cố gắng sắp xếp bộ máy chính quyền của mình để làm sao chỉ những vấn đề khẩn cấp và quan trọng mới cần ông chú ý. Tất cả những việc khác được ủy quyền cho các cấp dưới. Tuy nhiên, ông phát hiện ra rằng khẩn cấp và quan trọng hiếm khi đi cùng nhau. Nhận thức này cũng có thể áp dụng được đối với cuộc sống của chúng ta. Những việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp và những việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng. Vá bánh xe xịt lốp khi bạn muộn một cuộc hẹn thì khẩn cấp hơn so với việc đóng t:iền bảo hiểm ô-tô, nhưng tầm quan trọng của nó ở hầu hết mọi trường hợp thế nào thì cũng khá nhỏ. Không may thay, rất nhiều người trong chúng ta dành cả đời đ:ấu tr:anh dưới sự thống trị của những thứ khẩn cấp. Hậu quả là chúng ta bỏ qua m:ất những thứ ít khẩn cấp nhưng quan trọng hơn nhiều trong đời. Khi đối m:ặt với một số vấn đề cần giải quyết, hãy tự hỏi bản thân điều gì quan trọng hơn và biến chúng trở thành ưu tiên số một của bạn. Nếu bạn để mình bị thống trị bởi những thứ khẩn cấp, cuộc đời của bạn sẽ thành một chuỗi hết khủng hoảng này đến khủng hoảng khác. Bạn sẽ rất bận rộn và thậm chí có thể là người bận rộn, chăm chỉ nhất. Tuy nhiên, một ngày nào đó bạn có thể giật mình nhận ra mình đang xây dựng con đập trên cái hồ không có nước.
Ma trận Eisenhower là gì? Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn hộp ưu tiên, với chi tiết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước & những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc xóa. Nguyên tắc cốt lõi đằng sau Ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Các nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý của bạn về thời gian, là những nhiệm vụ bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết. Giải quyết những nhiệm vụ khẩn cấp khiến bạn rơi vào một tư duy phản ứng, vội vàng và hạn chế sự tập trung. Các nhiệm vụ quan trọng góp phần hiện thực hóa gi:á trị và mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (lý do khiến chúng dễ bị sao nhãng). Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn có một tư duy nhạy bén, sáng tạo và luôn cởi mở với những ý tưởng mới. Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp. Ma trận Eisenhower được chia thành bốn phần: Góc phần tư 1: Quan trọng và khẩn cấp / Làm Góc phần tư 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp / Lịch trình Góc phần tư 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng / Ủy quyền Góc phần tư 4: Không quan trọng, không khẩn cấp / Xóa NHIỆM VỤ CẤP BÁCH VÀ QUAN TRỌNG Góc phần tư 1 – Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng là các phát sinh cần xử lý gấp tránh ảnh hưởng tiến độ & chất lượng công việc chung. Những công việc này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, và đương nhiên bạn cần ưu tiên hoàn thành chúng sớm nhất có thể. NHIỆM VỤ KHÔNG KHẨN CẤP NHƯNG QUAN TRỌNG Góc phần tư 2 – Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài, bạn cần lên lịch/ kế hoạch thực hiện chúng tránh tình trạng bỏ sót/ lãng quên bởi quá tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp. Những người năng suất & thành công dành phần lớn thời gian của họ cho những công việc này. Góc phần tư này được Stephen Covey (tác giả cuốn sách “7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn” gọi là Góc phần tư của Chất lượng. NHIỆM VỤ KHẨN CẤP VÀ KHÔNG QUAN TRỌNG Góc phần tư 3 – Các nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này gần như luôn bị gián đoạn bởi nó được khuyến khích ủy quyền cho người khác thay vì mất thời gian xử lý. NHIỆM VỤ KHÔNG KHẨN CẤP VÀ KHÔNG QUAN TRỌNG Góc phần tư 4 – Những nhiệm vụ này nên được xóa khỏi lịch trình của bạn để dành thời gian cho những công việc quan trọng mang lại l:ợi ích dài hạn cho cá nhân nói riêng & cho doanh nghiệp nói chung.
