“Cơn bão” Covid – 19 ập tới cuối năm 2019 và cả năm 2020 đã gây ảnh hưởng rất nghiêm trọng tới nền kinh tế thế giới và cả Việt Nam, bởi nó tác động trực tiếp và nhiều hướng lên tất cả các lĩnh vực. Từ xuất nhập khẩu, đầu tư, thương mại, sản xuất, tiêu dùng cho tới các ngành dịch vụ, du lịch…
Có thể nói, nhiều doanh nghiệp đang phải “lao đao” khi dịch bệnh xuất hiện và ngày lan rộng. Trong giai đoạn khó khăn này, chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh “văn phòng ảo giá rẻ“.
Dù cho thời điểm kinh doanh hiện đang gặp nhiều khó khăn, nhưng không thể cản nổi các doanh nghiệp khởi nghiệp khi mà bạn đã lên ý tưởng tuyệt vời, một chiến lược đầy giá trị và bạn muốn phát triển công việc kinh doanh của mình.
Vậy đã đến lúc chính thức biến nó thành một doanh nghiệp thực thụ. Tuy nhiên, thời gian đầu khởi nghiệp bạn có thể đã sẵn sàng để có được giấy phép kinh doanh, nhưng bạn có thể chưa sẵn sàng ký một hợp đồng thuê dài hạn và tốn kém cho một không gian văn phòng truyền thống.
Hãy tìm hiểu cách Đăng ký Doanh nghiệp của Bạn với văn phòng ảo để nắm bắt được những lợi ích kinh tế mà mô hình này đem lại?
Bạn có thể đăng ký kinh doanh với văn phòng ảo không?
Thực tế, mô hình văn phòng ảo được trang bị hoàn hảo hơn là văn phòng cho thuê thật. Bởi không phải văn phòng truyền thống nào cũng có đủ những trang thiết bị hiện đại như vậy.
Phải là những doanh nghiệp lớn mới có tiềm năng đầu tư máy móc, hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, phòng họp chuyên nghiệp… “Bởi vậy trong thời buổi kinh tế khó khăn, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là phương án rất khả thi tạo cơ hội cho những công ty vừa và nhỏ thâm nhập thị trường.
Nói một cách đơn giản là khi bạn có nhu cầu thuê văn phòng ảo để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ các tiện nghi cần thiết như bảng hiệu công ty, phòng họp, máy chiếu, điện thoại, fax, email, trang web, địa chỉ để liên hệ với khách hàng, nhân viên tiếp tân và giao dịch thư từ…
Về vấn đề pháp lý tại Việt Nam, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Tại khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp có quy định rõ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp… có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố… số điện thoại, số fax, thì văn phòng ảo đã thỏa mãn được các yêu cầu trên.
Hiện tại, hình thức cho thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch được rất nhiều người quan tâm và tìm hiểu. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng làm việc nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì vẫn hợp pháp và không bị cấm.
Tin tốt cho các doanh nghiệp khởi nghiệp là bạn có thể và nên đăng ký ngay cả khi kinh doanh trực tuyến. Vì tại nơi bạn đăng ký kinh doanh và đặt địa chỉ cho văn phòng ảo của bạn luôn có sẵn các tiện ích và một văn phòng thực sự tồn tại để bạn có thể giao dịch với khách hàng, đó cũng là nơi các cơ quan nhà nước, khách hàng có thể gửi thư đến – bao gồm cả giấy phép kinh doanh và được nhân viên lưu trữ cẩn thận.
Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, địa chỉ đường phố, dịch vụ lễ tân và khả năng nhận thư là những tiện ích đủ để tạo không gian làm việc chung hoặc văn phòng ảo, xứng đáng với số tiền hàng tuần hoặc hàng tháng mà họ sẽ đầu tư để thuê không gian.
Tuy nhiên, Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP.HCM, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh. Sở và Thuế sẽ liên kết với nhau để kiểm tra tính trung thực của doanh nghiệp tại địa chỉ thuê văn phòng ảo.
Những thách thức mà Doanh nhân phải đối mặt khi sử dụng địa chỉ văn phòng truyền thống
Các doanh nghiệp lâu đời đã hoạt động thành công từ không gian văn phòng truyền thống trong nhiều thập kỷ. Vậy tại sao mô hình này không phù hợp tuyệt vời cho tất cả các loại hình kinh doanh? Đối với các doanh nghiệp còn non trẻ, không gian văn phòng cố định có thể đi kèm với một số thách thức, bao gồm:
- Tỷ suất lợi nhuận thấp và chi phí cao: Việc thuê một không gian cố định là rất đắt đỏ. Chi phí thiết lập văn phòng ban việc thiết kế và thi công thiết kế văn phòng làm việc riêng tốn kém rất nhiều (diện tích lớn, tốn chi phí mua tất cả các loại hình máy móc, thiết bị văn phòng,..). Bên cạnh đó, hàng tháng việc chi trả một phần lớn ngân sách để thuê và bảo trì cơ sở vật chất có thể làm tiêu hao dòng tiền quan trọng của các doanh nghiệp đang phát triển.
- Hình ảnh thương hiệu: Tất nhiên, phương thức chính xác mà các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí với một không gian văn phòng dài hạn là thuê những không gian ít tốn kém hơn – thường ở những vị trí kém mong muốn và ở những cơ sở kém lý tưởng. Bạn không hình dung được khách hàng đầu tiên của mình phải đậu xe bên cạnh một nhà kho bỏ hoang với một đống đổ nát, phải không?
- Khu phố chật chội. Thách thức khác mà các doanh nghiệp mới thường phải đối mặt ở các địa chỉ văn phòng thường trú là không gian hạn chế. Nếu ngân sách hạn chế, không gian của bạn cũng vậy, và các tiện nghi bổ sung như phòng họp thường là thứ dễ bị cắt giảm nhất – cho đến khi bạn có một quảng cáo chiêu hàng lớn.
Những thách thức mà doanh nhân phải đối mặt với địa chỉ văn phòng tại nhà
Ngược lại với thanh toán tiền thuê văn phòng truyền thống thì việc làm việc tại nhà riêng hoàn toàn không phải trả tiền thuê và cắt giảm được nhiều khoản chi phí. Một số thách thức phổ biến với địa chỉ cá nhân bao gồm:
- Trách nhiệm cá nhân: Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ luôn muốn tách biệt tài sản cá nhân và doanh nghiệp của họ, thường bằng cách thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc tập đoàn để bảo vệ tài sản cá nhân của chủ sở hữu. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ kinh doanh, các khoản nợ hoặc hình phạt nếu hệ thống tòa án xác định các hoạt động kinh doanh và cá nhân gắn liền với nhau.
- Hạn chế về mặt pháp lý: Một số hợp đồng cho thuê ngăn cản việc sử dụng địa chỉ nhà làm địa chỉ kinh doanh.
- Thiếu sự riêng tư: Địa chỉ doanh nghiệp cũng chính là địa chỉ nhà của bạn xuất hiện ở nhiều vị trí: trên trang web của bạn, trên các hợp đồng và trên các cơ quan đăng ký chính thức của sở ban ngành. Và khách hàng của bạn sẽ biết nơi bạn sống, điều này có thể gây ra rủi ro về bảo mật.
Văn phòng ảo: Giải pháp để phát triển doanh nghiệp
Mặc dù văn phòng ảo không phải là không tốn tiền, nhưng nó có chi phí thấp và có thể cung cấp đầy đủ tiện nghi – như phòng hội nghị – các doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn trong việc chi trả trong hợp đồng thuê công ty.
Văn phòng ảo cũng có thể hạn chế những lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư, cho phép các doanh nhân đôi khi vẫn làm việc tại nhà trong khi tận hưởng tất cả các lợi ích của văn phòng.
Các bước đăng ký doanh nghiệp của bạn
Bây giờ bạn đã được trang bị một địa chỉ thực mà bạn có thể cảm thấy tin tưởng, bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách liên hệ với chính quyền thành phố và quận của mình để đảm bảo bạn hiểu rõ doanh nghiệp của mình cần những giấy phép nào.
Là một phần của điều đó, bạn cũng sẽ muốn hiểu bất kỳ quy định nào về các doanh nghiệp kinh doanh tại nhà hoặc Internet, cũng như bất kỳ khoản thuế bán hàng hoặc thuế kinh doanh địa phương nào, nếu chúng áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ các cơ quan được cấp phép hoặc nhà tư vấn kinh doanh để tìm hiểu những gì bạn cần. Đừng quên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ có thể có cho doanh nghiệp của bạn tại địa điểm văn phòng ảo của bạn.
Thu thập tất cả các mẫu đơn đăng ký cấp phép của bạn. Các văn phòng chính phủ và các trang web nên cung cấp tất cả các thông tin cần thiết. Đừng quên yêu cầu biểu phí và danh sách các yêu cầu đặc biệt mà bạn có thể cần ngoài giấy phép kinh doanh của mình.
Khi bạn đăng ký giấy phép, hãy nhớ lưu ý trên đơn đăng ký rằng doanh nghiệp của bạn chủ yếu được vận hành từ một văn phòng ảo hoặc địa điểm Internet.
Bạn đã sẵn sàng đưa doanh nghiệp của mình trở thành chính thức chưa? Liên hệ với chúng tôi để khám phá những tiện ích bất ngờ phù hợp và giúp ích cho nhu cầu của bạn, cho dù đó là gói văn phòng ảo chi phí thấp của chúng tôi hay bàn làm việc chuyên dụng, chúng tôi đều có thể giúp bạn nâng bước phát triển trong công việc kinh doanh của mình.
